Dernière MAJ Août 2022
Objectif :
Définir les critères de collaboration qu’un sous-traitant de type bureau d’études ou sous-traitant de fabrication/production et une startup industrielle doivent avoir clarifier avant d’initier une collaboration afin d’éviter d’éventuels écueils, notamment lorsque le partenaire en industrialisation devient stratégique pour la survie du projet.
L’objectif de cette note est de proposer un cadre pour simplifier et rendre plus transparent les collaborations pour chacune des étapes du développement d’un projet. Aux points cités, s’ajoutent toutes les conditions classiques qu’une telle collaboration nécessiterait.
Pour rappel, un projet en amorçage industriel innovant peut se définir selon le modèle 3 / 3 / 3 :
- 300k€* pour la R&D / prototypage: phase de recherche qui permet de valider le marché, de définir le cahier des charges fonctionnel puis technique, de concevoir et développer le produit jusqu’à la réalisation d’un prototype fonctionnel appelé « MVP » ou « Démonstrateur ».
- 3M€* pour la pré-industrialisation : phase d’optimisation du produit tant en termes de coûts, de quantités produites que de fiabilité. Adapter le choix des fournisseurs, adapter le choix des technologies de production, adapter les technologies et méthodes d’assemblage et rédiger toute la documentation. Obtenir les certifications et respecter les normes.
- 30M€* pour la grande série: phase où les objectifs d’optimisation ont été atteints et où l’on décide de reproduire le produit autant que possible en réalisant les meilleures économies d’échelles. Soit en interne, en créant sa propre infrastructure de production, soit via des sous-traitants.
(*ordre de grandeur pour un produit « plus gros qu’une boîte à chaussures »)
Points d’attention :
Lorsque le partenaire devient stratégique, des simples CGV ne peuvent suffire pour encadrer des relations, un contrat cadre doit être mis en place afin que les 2 parties puissent s’engager en connaissance de cause sur les points suivants :
Interdépendance des prestations
D’une part il y a des bureaux d’études qui ne proposent que de la prestation de conseil et d’autres parts ceux qui proposent des prestations d’assemblage, et parfois le même acteur propose les deux.
Dans ce dernier cas, il est avant tout primordial de clarifier s’il est nécessaire de prendre une prestation de conseil pour avoir une prestation d’assemblage et inversement ou si on peut bien prendre l’un sans l’autre. D’une manière générale le contrat doit définir si l’engagement sur une phase du projet nécessite forcément l’engagement sur la totalité de l’offre proposée.
En cas de prestation d’assemblage, y-a-t-il un minimum de produits à produire pour lancer la prestation ? y-a-t-il un maximum ? Le porteur de projet doit-il s’engager dans la durée ou sur des volumes ? Quelles sont les conditions « de sortie » pour changer de prestataire d’assemblage (par exemple, peut-on récupérer les outillages ou appartiennent-ils au sous-traitant, préavis…) ?
Confidentialité
L’ensemble de la collaboration doit être sous couvert de confidentialité et la documentation technique ainsi que la production ne peuvent être présentés à des tiers, sauf accord écrit des 2 parties.
Communication
Toute action de communication par l’une ou l’autre des parties sur son partenaire doit être validée, dans un délai de 14 jours minimum, avant publication. Une absence de retour vaudra acceptation.
Transparence fournisseurs
Au cas où le prestataire réaliserait le sourcing des composants et/ou l’assemblage des produits, préciser si le porteur de projet pourra avoir accès à la liste des fournisseurs, si oui noms + prix ? ou que noms ? Avoir accès à la liste des fournisseurs permettra au projet qui souhaiterait ensuite reprendre en main la production, de pouvoir faire appel à des fournisseurs qui connaissent déjà leurs besoins, tout en ayant conscience qu’ils ne pourront pas nécessairement avoir les mêmes prix.
Mettre en place les principes de la Charte relations fournisseurs et achats responsables.
Le prestataire doit obtenir le consentement écrit du client pour s’approvisionner de la part d’autres fournisseurs qui n’auraient pas été validés au préalable.
Propriété
Si des documents de production (gamme d’assemblage, procédure de tests/endurance, AMDEC…) ou outils d’endurance et/ou de production sont réalisés dans le cadre de la prestation, alors ils devront devenir la propriété du porteur de projet lorsque celui-ci aura payé la totalité de la prestation.
Un autre cas de figure est possible lorsque le sous-traitant ne fait payer qu’une partie de l’investissement pour l’amortir sur plusieurs clients et/ou marger sur la production série, dans ce cas là la propriété peut être partagée ou rester celle du sous-traitant.
Dans tous les cas, ce point doit être clarifié dès le début de la collaboration.
Organisation et engagement
L’organisation du travail et des tâches doit être clairement définie entre les parties prenantes. Que ce soit coté porteur de projet ou sous-traitant. Avant le démarrage de la prestation chacun doit avoir conscience de ses engagements et des attentes des autres intervenants du projet.
De même les sous-traitants doivent décrire clairement leurs engagements en termes de moyens et/ou de résultats et indiquer clairement quelles ressources ils vont mettre en œuvre pour arriver à livrer la prestation attendue.
Définir les process qualité et à qui revient la charge en cas de défauts.
Présentation plan d’industrialisation
Afin de faciliter l’intégration du plan d’industrialisation par le porteur de projet dans son business plan, il est recommandé au sous-traitant dans les budgets et plannings présentés de différencier CAPEX et OPEX et trésorerie (l’investissement doit être réalisé à telle date), de l’amortissement du matériel qui relève du bilan et de la rentabilité du projet.
Il serait ainsi idéal de décorréler dans la présentation du coût de revient du produit : la part humaine d’assemblage du produit, la part matérielle du produit et la part de l’amortissement des outils de production nécessaires à la production de celui-ci.
Présentation des différents livrables du projet
Afin de faciliter les différentes étapes du projet en termes de communication et de financement. Le contrat doit stipuler des livrables clairs à chaque phase du projet. Ces livrables doivent, autant que possible, être en cohérence avec les besoins financiers/marketing/communication/commerciaux du projet dans ces différentes phases. L’adéquation entre ces différents aspects du projet, ainsi que la pertinence technique des livrables sera un point clé de la réussite du projet.
Financement – Conditions de paiement
Dans une logique partenariale forte, le prestataire peut proposer de prendre tout ou partie du BFR en proposant au porteur de projet lors de sa commande de ne rien payer à la commande mais de payer à 30 jours fin de mois après livraison des produits assemblés.
Autre formule, le sous-traitant pourrait proposer de ne faire payer que la part matérielle à la commande et la part humaine d’assemblage à la livraison.
D’autres conditions de paiement peuvent être proposées, celles-ci doivent dans tous les cas être définies dès le début de la collaboration.
En cas de non-respect du calendrier de livraison convenu entre les parties, le prestataire peut encourir des pénalités de retard qui peuvent être définies comme suit :
- Délai de retard de 1 à 30 jours calendaires : 0% de la partie de la livraison des produits ayant fait l’objet du retard ;
- Délai de retard au-delà de 30 jours calendaires : pénalités plafonnées à 5% au plus de la partie de la livraison des produits ayant fait l’objet du retard en fonction des responsabilités identifiées.
Financement en fonds propres
Au cas où le sous-traitant serait rattaché à un Groupe ayant un fonds d’investissement, ou un groupement de business angels, le sous-traitant devrait connaître la thèse d’investissement de ce fonds afin de savoir quels sont les projets recherchés. Cela permettrait ainsi au porteur de projet de connaître dès le début s’il pourra prétendre à ces financements ou non dans le cadre du développement de son projet.
Exemple : un sous-traitant rattaché à un Groupe de la mobilité peut par exemple être amené à réaliser des prestations pour un porteur de projet dans le médical. Si la thèse d’investissement du Groupe n’adresse que les projets dans la mobilité, alors le projet dans le médical ne pourra pas en bénéficier. Il serait idéal que le sous-traitant en fasse connaissance au porteur de projet dès le début de la collaboration pour ne pas que le porteur de projet « se fasse des idées ».
Non-concurrence
Les conditions de collaboration entre le sous-traitant et d’autres clients aux activités concurrentes ou semblables doivent être clairement abordées et clarifiées dans le contrat.
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